Администрация города Тобольска

Основания для начала:

Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса сотруднику Архива, ответственному за его исполнение.
Сотрудник Архива осуществляет следующие действия:
1) проводит анализ поступивших запросов заявителей с учетом имеющихся архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов, в том числе:
а) определяет степень полноты информации, содержащейся в запросе, и необходимой для его исполнения (при отсутствии в запросе сведений, необходимых для проведения поисковой работы и предусмотренных пунктом "Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, подлежащих представлению заявителем, способы их получения заявителем, в том числе в электронной форме, порядок их представления" административного регламента, уточняет необходимые сведения у заявителя при помощи средств телефонной связи или (в случае, если с заявителем невозможно связаться по телефону) путем направления уведомления о необходимости уточнения запроса на адрес, указанный в заявлении в течение 1 рабочего дня со дня регистрации запроса);
б) устанавливает наличие в Архиве запрашиваемой информации, в том числе места нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса либо местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение (в случае, если архив располагает такими данными);
в) устанавливает наличие установленных действующим законодательством ограничений на доступ к запрашиваемой информации; проверяет наличие полномочий заявителя на получение запрашиваемой информации в соответствии с действующим законодательством РФ;
2) готовит проект результата муниципальной услуги:
а) при наличии в Архиве необходимых для исполнения запроса документов (сведений) составляет архивную справку; архивную выписку; архивную копию либо ответ на запрос (информационное письмо) в зависимости от формы получения результата услуги, указанной в заявлении;
б) при наличии оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги в соответствии с пунктом "Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги" административного регламента составляет уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги с указанием основания для отказа, установленного пунктом "Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги" административного регламента, краткого описания конкретных положений заявления или документов, в отношении которых выявлены такие основания, либо фактического обстоятельства, послужившего основанием для отказа, порядок получения сведений из документов, доступ к которым в соответствии с действующим законодательством ограничен, если это послужило основанием для отказа, указание на право заявителя обжаловать данный отказ в судебном либо досудебном (внесудебном) порядке.
в) если по результатам анализа запроса сотрудником Архива было принято решение о направлении запроса в другое архивное учреждение или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, либо о направлении заявителю рекомендаций о дальнейших путях поиска информации, сотрудник Архива, ответственный за подготовку результата муниципальной услуги, обеспечивает перенаправление запроса по адресу и готовит уведомление об этом заявителя в срок не позднее 2 рабочих дней со дня регистрации запроса.

Результат:

Результаты муниципальной услуги в день их создания передаются сотрудником Архива, ответственным за их подготовку, директору Архива для подписания, который подписывает их не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления результатов для подписания.
Фиксация результата административной процедуры осуществляется путем занесения информации в журнал регистрации запросов социально-правового, тематического характера от учреждений и граждан и электронную базу данных «Учет обращений граждан и организаций».
Ответственным за выполнение административной процедуры является сотрудник Архива, уполномоченный на исполнение запросов граждан.
Критерием для исполнения административной процедуры, является факт поступления запроса.
Общий срок административной процедуры: не более 19 рабочих дней со дня регистрации запроса в Архиве, за исключением следующих случаев:
при исполнении на социально-правовой запрос при исполнении по научно-справочному аппарату (при наличии) срок не должен превышать 6 рабочих дней со дня регистрации запроса в Архиве;
в случае, если запрос не относится к составу хранящихся в Архиве документов срок не может превышать 4 рабочих дней со дня регистрации запроса в Архиве.

Порядок передачи результата оказания:

Результаты муниципальной услуги могут быть получены заявителем в зависимости от способа получения, указанного заявителем в запросе.
В случае если заявителем (представителем заявителя) способ получения результата муниципальной услуги указан «при личном обращении» сотрудник Архива в день регистрации результата услуги или МФЦ в день поступления результата услуги от Архива информирует заявителя (представителя заявителя) о готовности результата муниципальной услуги и возможности его получения. Информирование осуществляется одним из следующих способов: по телефону, сообщением на электронный адрес либо СМС-сообщением на мобильный телефон заявителя (представителя заявителя).
Для получения результата муниципальной услуги заявитель (представитель заявителя) обращаются в Архив или МФЦ в рабочее время согласно графику работы. При этом сотрудник Архива или МФЦ, осуществляющий выдачу результата муниципальной услуги, выполняет следующие действия:
а) устанавливает личность обратившегося лица путем проверки документа, удостоверяющего его личность. При обращении представителя заявителя также устанавливает наличие у него полномочий путем проверки документа, подтверждающего его полномочия представителя;
б) выдает под личную подпись результат муниципальной услуги.
Ответственными за выполнение административной процедуры являются сотрудник Архива или МФЦ.
Критерием направления (выдачи) результата муниципальной услуги является его поступление сотруднику Архива подписанного директором Архива результата муниципальной услуги.
Результатом исполнения административной процедуры является направление (выдача) заявителю результата предоставления муниципальной услуги способом, указанным в запросе.
Фиксация результата административной процедуры осуществляется путем занесения информации в журнал регистрации запросов социально-правового, тематического характера от учреждений и граждан и электронную базу данных «Учет обращений граждан и организаций».
Срок выдачи заявителю результата муниципальной услуги при личном приеме — не более 15 минут.
Общий срок административной процедуры не должен превышать 20 рабочих дней со дня регистрации запроса, либо при исполнении социально-правового запроса по научно-справочному аппарату — не более 7 рабочих дней со дня регистрации запроса. В случае, если запрос не относится к составу хранящихся в Архиве документов срок не может превышать 5 рабочих дней со дня регистрации запроса в Архиве.

Используется для межведомственного взаимодействия:

Нет

Критерии принятия решения для административной процедуры:

• Прием документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
• Выдача (направление) заявителю результата предоставления муниципальной услуги

Административные действия:

Исполнение административной процедуры
Является взаимодействием заявителя с должностными лицами

Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса сотруднику Архива, ответственному за его исполнение.
Сотрудник Архива осуществляет следующие действия:
1) проводит анализ поступивших запросов заявителей с учетом имеющихся архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов, в том числе:
а) определяет степень полноты информации, содержащейся в запросе, и необходимой для его исполнения (при отсутствии в запросе сведений, необходимых для проведения поисковой работы и предусмотренных пунктом "Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, подлежащих представлению заявителем, способы их получения заявителем, в том числе в электронной форме, порядок их представления" административного регламента, уточняет необходимые сведения у заявителя при помощи средств телефонной связи или (в случае, если с заявителем невозможно связаться по телефону) путем направления уведомления о необходимости уточнения запроса на адрес, указанный в заявлении в течение 1 рабочего дня со дня регистрации запроса);
б) устанавливает наличие в Архиве запрашиваемой информации, в том числе места нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса либо местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение (в случае, если архив располагает такими данными);
в) устанавливает наличие установленных действующим законодательством ограничений на доступ к запрашиваемой информации; проверяет наличие полномочий заявителя на получение запрашиваемой информации в соответствии с действующим законодательством РФ;
2) готовит проект результата муниципальной услуги:
а) при наличии в Архиве необходимых для исполнения запроса документов (сведений) составляет архивную справку; архивную выписку; архивную копию либо ответ на запрос (информационное письмо) в зависимости от формы получения результата услуги, указанной в заявлении;
б) при наличии оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги в соответствии с пунктом "Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги" административного регламента составляет уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги с указанием основания для отказа, установленного пунктом "Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги" административного регламента, краткого описания конкретных положений заявления или документов, в отношении которых выявлены такие основания, либо фактического обстоятельства, послужившего основанием для отказа, порядок получения сведений из документов, доступ к которым в соответствии с действующим законодательством ограничен, если это послужило основанием для отказа, указание на право заявителя обжаловать данный отказ в судебном либо досудебном (внесудебном) порядке.
в) если по результатам анализа запроса сотрудником Архива было принято решение о направлении запроса в другое архивное учреждение или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, либо о направлении заявителю рекомендаций о дальнейших путях поиска информации, сотрудник Архива, ответственный за подготовку результата муниципальной услуги, обеспечивает перенаправление запроса по адресу и готовит уведомление об этом заявителя в срок не позднее 2 рабочих дней со дня регистрации запроса.
Результаты муниципальной услуги в день их создания передаются сотрудником Архива, ответственным за их подготовку, директору Архива для подписания, который подписывает их не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления результатов для подписания.
Фиксация результата административной процедуры осуществляется путем занесения информации в журнал регистрации запросов социально-правового, тематического характера от учреждений и граждан и электронную базу данных «Учет обращений граждан и организаций».
Ответственным за выполнение административной процедуры является сотрудник Архива, уполномоченный на исполнение запросов граждан.
Критерием для исполнения административной процедуры, является факт поступления запроса.
Общий срок административной процедуры: не более 19 рабочих дней со дня регистрации запроса в Архиве, за исключением следующих случаев:
при исполнении на социально-правовой запрос при исполнении по научно-справочному аппарату (при наличии) срок не должен превышать 6 рабочих дней со дня регистрации запроса в Архиве;
в случае, если запрос не относится к составу хранящихся в Архиве документов срок не может превышать 4 рабочих дней со дня регистрации запроса в Архиве.


Максимальный срок выполнения:

19 раб.дн.

Ответственное должностное лицо:

сотрудник Архива, уполномоченный на исполнение запросов граждан.